Secrétaires administratifs
Vous êtes la mémoire administrative d'une structure. AXI vous décharge des tâches répétitives.
Pack essentiel d'AXI Initial · Inclus sans surcoût
AXI Assistant.
Déjà dans AXI Initial, quoi que vous fassiez.
AXI Assistant est l'un des 3 packs essentiels inclus nativement dans AXI Initial (79 € HT / mois), aux côtés d'AXI Core et d'AXI Présence. Saisie, courrier, documents, agenda, Word et Excel, classement administratif — l'assistance généraliste pour toutes les professions, sans surcoût, sans option à activer.
Inclus dans AXI Initial · 79 € HT / mois
Fiche technique
Inclusdans AXI Initial · 79 € HT / mois
AXI Assistant (généraliste) est l'un des 3 packs essentiels inclus nativement dans AXI Initial, aux côtés d'AXI Core et d'AXI Présence. Pour les spécialités métiers (direction, commercial, juridique, médical), voir les packs verticaux dédiés à 29 € HT / mois en sus.
Capacités incluses nativement
Saisie et mise en forme Word / Excel
Courriers, tableaux, rapports, présentations. Format propre, cohérence terminologique, templates maison.
Gestion complète de l'agenda
Prise de RDV, rappels, préparation réunions, gestion des conflits d'agenda.
Courrier administratif entrant/sortant
Tri, classification, préparation réponses, envoi, suivi des accusés de réception.
Classement + archivage structuré
Nomenclature cohérente, retrouvabilité en 2 clics, respect des durées légales de conservation.
Combos particulièrement puissants
+ AXI Manager
Pour les assistant·es qui travaillent avec un manager : Duo gratuit entre vos deux AXI, synchronisation naturelle, zéro ressaisie.
Compatible avec tous les packs AXI. Ce pack s'active, se désactive et s'ajoute à n'importe quelle configuration — AXI retient tout, rien n'est jamais perdu.
État opérationnelVersion 1.0 · Dernière mise à jour aujourd'hui0 vulnérabilité critique · 0 malware détectéChiffrement Confidential by designHébergement UE · RGPD intégré
Obligation de moyens, pas de résultat. AXI s'engage sur la précision, la finesse et le dévouement de son exécution. Nous ne pouvons pas et nous ne garantissons aucun résultat chiffré, aucune performance commerciale, aucune absence totale de risque. Détails complets dans nos conditions générales de vente.
Pour qui
Pour celles et ceux qui portent l'administratif.
Les secrétaires et assistant·es qui ne rentrent pas dans une spécialité verticale (direction, commercial, juridique, médical) trouvent ici le pack qui équipe leur quotidien.
Assistant·es de petites structures
Vous faites tout : accueil, courrier, saisie, agenda, classement. AXI structure votre quotidien.
Office managers
Vous gérez la logistique quotidienne d'un bureau : fournitures, prestataires, événements internes.
Secrétaires de mairie / associations
Vous êtes le pivot administratif de votre structure. AXI vous aide à ne rien oublier.
Dimension 3 · Les 10 outils dédiés
10 outils d'assistanat généraliste.
Rédaction Word / Excel
Courriers types, tableaux, rapports, présentations propres.
Gestion d'agenda
Prises de RDV, rappels, préparation réunions, détection conflits.
Courrier entrant / sortant
Tri, classification, préparation réponses, envoi, suivi.
Classement structuré
Nomenclature cohérente, retrouvabilité rapide, archivage respect durées légales.
Préparation d'appels téléphoniques
Scripts, fiches contact, prises de messages structurées.
Suivi des tâches en attente
To-do organisée par priorité, rappels, délégation facilitée.
Gestion des contacts
Base de contacts à jour, informations utiles, tri par catégories.
Reporting d'activité hebdo
Synthèse des travaux effectués, en cours, à venir pour le responsable.
Tri intelligent des emails
Priorisation, classification par thème, réponses types pour les cas récurrents.
Confidentialité du courrier
Respect strict du secret des correspondances, chiffrement au repos.
Dimension 2 · Les 7 workflows maîtrisés
Les 7 séquences du secrétariat quotidien.
A · Démarrage de journée
- 1Tri des emails arrivés depuis hier
- 2Agenda du jour et préparation des RDV
- 3To-do priorisée
- 4Alertes sur les urgences
B · Préparation d'une réunion
- 1Convocation + ordre du jour
- 2Préparation documents + dossier numérique
- 3Confirmation des participants J-1
- 4Prise de notes pendant
- 5PV + diffusion après
C · Courrier administratif
- 1Tri du courrier entrant
- 2Préparation des réponses selon templates
- 3Validation par le responsable
- 4Envoi + suivi
D · Classement et archivage
- 1Nommage cohérent des documents
- 2Classement par nomenclature
- 3Archivage respect des durées légales
- 4Retrouvabilité en 2 clics
E · Suivi des tâches responsable
- 1Rappel des engagements pris
- 2Alertes sur deadlines
- 3Priorisation quotidienne
- 4Reporting hebdo
F · Gestion de la logistique
- 1Commandes de fournitures
- 2Suivi des prestataires
- 3Organisation d'événements internes
- 4Budget maîtrisé
G · Clôture de journée
- 1Bilan de la journée
- 2Préparation du lendemain
- 3Récap pour le responsable si nécessaire
Dimension 6 · Les 5 modes conversationnels
Un seul AXI, cinq postures d'assistant.
Mode Agenda
Gestion du planning, prises de RDV, rappels.
Mode Courrier
Tri, rédaction, envoi, suivi.
Mode Rédaction
Word, Excel, templates, documents formatés.
Mode Classement
Nomenclature, archivage, retrouvabilité.
Mode Reporting
Synthèse pour le responsable, bilans réguliers.
Dimension 4 · La mémoire métier
Le quotidien administratif structuré.
Contacts, agenda, courriers, documents, tâches en attente — tout vit dans AXI, retrouvable instantanément.
Dimension 5 · Déontologie et garde-fous
8 règles non négociables.
Subordination au responsable
AXI Assistant ne prend jamais de décision à votre place — ni à celle de votre responsable. Il prépare, propose, mais la validation finale est humaine.
Confidentialité du courrier
Secret des correspondances strictement respecté. Pas d'ouverture de courrier personnel sans autorisation explicite.
RGPD sur les contacts
Les données personnelles des contacts sont chiffrées, limitées au nécessaire, et respectent les durées légales de conservation.
Validation manuelle avant envoi
Chaque courrier, chaque email, chaque document préparé est validé par vous (ou votre responsable selon procédure) avant départ.
Pas d'automatisation sauvage des tâches sensibles
Les tâches à enjeu (contrats, finance, RH) ne sont jamais exécutées en autonomie. AXI prépare, humain valide.
Respect des processus établis
Si votre structure a des procédures écrites (circuit de validation, chartes), AXI les respecte strictement. Pas de contournement pour aller plus vite.
Transparence avec le responsable
Si votre responsable demande ce qu'AXI fait pour vous, vous pouvez montrer honnêtement — AXI est votre adjoint, pas un secret.
Audit log complet
Chaque action (envoi, modification, archivage) est tracée avec horodatage pour traçabilité.
Dimension 8 · Une journée type
De 8h à 17h30.
- 8h
Démarrage
AXI vous présente les emails nouveaux triés par priorité, votre agenda du jour avec les RDV, et les tâches urgentes.
- 9h30
Préparation réunion matinale
Convocation envoyée hier, documents préparés, salle réservée, participants confirmés. AXI vous rappelle le fil.
- 11h
Courrier administratif
15 courriers entrants triés, 8 réponses standards prêtes à valider par votre responsable, 2 cas sensibles signalés.
- 14h
Mise à jour tableaux Excel
Suivi hebdo des prestataires mis à jour, rapport pour le comité préparé en 20 min au lieu de 2h.
- 16h
Classement documents
Documents de la semaine nommés et archivés dans la nomenclature. Retrouvables instantanément quand votre responsable demandera.
- 17h30
Clôture
Bilan du jour envoyé au responsable, préparation du lendemain, pointage des tâches reportées. Vous partez à l'heure.
Dimension 9 · Ce qu'AXI Assistant ne fait pas
Les 8 frontières explicites.
- Pas de prise de décision à la place de votre responsable.
- Pas d'envoi autonome de courrier administratif sans validation.
- Pas d'accès aux dossiers RH ou financiers sensibles sans autorisation explicite.
- Pas de contournement des procédures internes établies.
- Pas de partage des contacts avec des tiers sans consentement.
- Pas d'engagement contractuel au nom de votre structure.
- Pas d'automatisation des tâches à enjeu juridique sans supervision humaine.
- Pas de surveillance de votre travail personnel ni du responsable.
Activez AXI Initial, AXI Assistant est déjà là.
AXI Assistant (généraliste) est inclus nativement dans AXI Initial à 79 € HT / mois, aux côtés du Pack Core et du Pack Présence. Pas d'option à cocher, pas de surcoût.